Zaplanuj transport
Wskaż kontakty do danych maszyny, zgody na odbiór, załadunku i przyjęcia oraz dodaj lokalizację i dostępność w odpowiednim oknie czasowym. Osoba z działu handlowego nie zawsze może zorganizować wejście na teren zakładu. Ustal, kto wiążąco potwierdza zmiany w ostatniej chwili, i wskaż zastępcę. Wspólny numer zlecenia we wszystkich e-mailach ułatwia uzgodnienia między zakupami, zakładem i odbiorcą.
Wzór zestawienia ról
Wystarczy tabela z czterema wierszami: dane maszyny, zgoda na odbiór, załadunek w miejscu odbioru, przyjęcie w miejscu docelowym. W każdym wierszu imię i nazwisko, firma, telefon, e-mail i dostępność. Prześlij to zestawienie z zapytaniem; korzystamy z niego przy wszystkich uzgodnieniach aż do przekazania.
Języki i strefy czasowe
W transporcie międzynarodowym uczestnicy często mówią różnymi językami i pracują w różnych strefach czasowych. Zapisz więc przy każdym kontakcie preferowany język i obowiązujący czas lokalny. Dzięki temu pytania trafiają od razu do właściwej osoby, a terminy można uzgodnić bez nieporozumień.
Na co zwrócić uwagę
- Uporządkować kontakty według zadań
- Dodać dostępność w oknie czasowym
- Wskazać zastępcę na czas nieobecności